إن عمادة القبول والتسجيل بجامعة البحرين تعد مركز الارتكاز في الجامعة، فهي محور الاتصال بين الجامعة والمجتمع، وعن طريقها تبدأ مرحلة التهيئة للدخول في الحياة الجامعية، بداية بتنظيم الزيارات واللقاءات للطلبة وهم على مقاعد الدراسة في المرحلة الثانوية، بهدف تعريفهم بكليات الجامعة وتخصصاتها، وصولاً إلى مرحلة القبول والتسجيل التي تقدم فيها عمادة القبول والتسجيل العديد من الخدمات الأكاديمية، التي تيسر أمور الطلبة الراغبين في الالتحاق بالجامعة، وذلك من خلال توفير المعلومات المتعلقة بشروط القبول في كليات الجامعة المختلفة، والأنظمة والقوانين المتعلقة بدراستهم، عن طريق تزويدهم بالنظام الأكاديمي عند قبولهم في الجامعة، وتستمر العمادة بمتابعتهم أكاديمياً حتى فترة التخرج من الجامعة، وهدفها من كل ذلك توفير كوادر مسلحة بالعلم والمعرفة، تسهم في بناء الوطن بما تعلمته من علوم ومهارات، خلال مرحلة دراستهم الجامعية.

وانطلاقاً من هذا الدور الرائد، فإن عمادة القبول والتسجيل تحمل على عاتقها مهمة توفير المعلومات الوافية عن الجامعة، وكلياتها، وتخصصاتها العلمية، وشروط القبول والتسجيل فيها، وإطلاع الطلبة على كافة الأنظمة واللوائح الجامعية التي يحتاجونها خلال مسيرتهم التعليمية، من برامج الدراسة، والاختبارات، والأنظمة الخاصة بالمرحلة الجامعية.

لقد سعت عمادة القبول والتسجيل منذ نشأتها على مواكبة التطور التكنولوجي في تقديم الخدمات للطلبة، لتحسين آلية العمل، وإنجاز المهام المنوطة بها بشكل أفضل، حيث تتولى العمادة مهام التسجيل، من خلال تفعيل التسجيل الإلكتروني الآلي، ونظام المتابعة الأكاديمية، ورصد النتائج، وإجراء المعادلات، وإجراءات الانسحاب من الجامعة، إلي جانب حفظ سجلات الطلبة، وإعداد التقارير الخاصة بهم، ومتابعة إجراءات التخرج، وإصدار إفادات التخرج للطلبة، إضافة إلى تقديمها كل المعلومات التي من شأنها أن  تنير للطالبة مشوارهم التعليمي في الجامعة.

وتشعر عمادة القبول والتسجيل بالفخر والاعتزاز لما تقدمة للطلبة الجامعيين، وهي تضع نصب عينيها هدف الاستفادة من التقنيات الحديثة، لتسهيل أمور الطلاب، وهي تقود عجلة التطوير الإداري والفني، وقد حققت تطوراً متقدماً في إنجاز برامجها وفق توجيهات القيادة الحكيمة للتحول إلى تطبيق مفهوم الحكومة الإلكترونية. وتسعى جاهدة للاستفادة من التقنيات الحديثة، لتسهيل العمليات المساندة للنظام الأكاديمي بالجامعة، وذلك بإنشاء شبكة بين العمادة وكليات الجامعة، تساهم في تحسين آلية أداء العمل، وتبسيط الإجراءات، وسرعة الإنجاز.

وفي الختام تتمنى لكم عمادة القبول والتسجيل حياة جامعية مثمرة، مكللة بالنجاح والتفوق، سائلين الله تعالي أن ينفع بنا وبكم، كما نسأله العون والتوفيق والسداد في كل ما يسهم في بناء وطننا الغالي.

البريد الالكتروني: aalzayed@uob.edu.bh

الهاتف: 17437111

إن عمليات القبول والإرشاد الأكاديمي والتسجيل لها الدور الحيوي والفعال في مسيرة العملية التعليمية، وحرصاً من جامعة البحرين على أن تكون جامعة متميزة، ترفد الوطن بالكوادر المؤهلة والمتميزة، الذين احتضنتهم وهيأت لهم سبل النجاح والتفوق، ليخوضوا معترك الحياة بثقة واقتدار، وليؤدوا دورهم في بناء أوطانهم، تعمل عمادة القبول والتسجيل دائبة على تطبيق الأنظمة واللوائح الخاصة بالدراسة وبالبرامج الأكاديمية، فيما يخص عمليات القبول والتسجيل، والجدولة، والخطط الدراسية، وسجل الطالب، وطلبات التحويل والانسحاب بجميع أنواعها، وغيرها من العمليات ذات الصلة.

إن عمل العمادة لا يقتصرعلى أشهر العام الأكاديمي فقط، بل يمتد طوال السنة، ليشمل عمليات مثل: الإعداد لبدء الدراسة، وقبول الدفعات الجديدة، وتجهيز كل ما يتعلق بالقبول والتسجيل في البرامج القائمة، والمحدثة، والمستحدثة. وتتكون العمادة من دائرتين هما: دائرة القبول وشؤون الخريجيين، ودائرة التسجيل. وتجدون فيما يلي نبذة عن دائرتي العمادة، وأهم الأعمال التي تقومان بها.

إدارة خدمات القبول، وتنظيم عملياتها، بالتعاون مع الجهات المعنية في داخل الجامعة وخارجها، والعمل على تسهيل وتطوير إجراءاتها بما يحقق كفاءة وفاعلية عملياتها، إضافة الى مراقبة وتدقيق تطبيق نظم القبول المعتمدة في الجامعة من قبل الجهات المعنية، وفيما يلي أهم مهام الدائرة.

1. الإشراف على القيام بأعمال القبول، والتحويل، والاختبارات الشخصية بالجامعة،وفقاً للإجراءات والشروط النظامية.
2. الإشراف على التجهيز والاستعداد المبكر لفترات القبول والتحويل بالجامعة.
3. الإشراف على إعداد الإحصائيات، والتقارير الدورية عن أعمال الشعبة وإنجازاتها، واقتراح سبل تطوير الأداء فيها.
4. الرد على المعاملات المحالة من مدير دائرة القبول وشؤون الخريجين.
5. دراسة الحالات المحالة إلى شعبة القبول ذات الصلة.
6. المساعدة في تنظيم اللجان الخاصة باختبارات القبول (المقابلات الشخصية – اختبار القدرات العامة).
7. المتابعة مع الكليات بخصوص الطاقة الاستيعابية للقبول والتحويل.
8. متابعة حضور موظفي الشعبة وانصرافهم.
9. مقابلة الطلاب والمراجعين.
10. المشاركة في إعداد التقويم الأكاديمي مع مدير الدائرة بالعمادة.
11. المشاركة مع مدير الدائرة في إعداد وصل تقديم طلبات الالتحاق لمختلف البرامج.
12. الإشراف وتنفيذ عمليات تثبيت القبول وإلغائهوتغيير التخصص.
13. التواصل مع مطبعة الجامعة فيما يخص إصدارات القبول.
14. القيام بما يوكل من مهام لحاجة العمل في العمادة.
15. استلام قوائم وقرارات الخريجين من الجهات المعنية.
16. الإشراف على إصدار شهادات التخرج بعد التأكد من المصادقة عليها ووجود الأختام اللازمة.
17. الإشراف ومتابعة إدخال البيانات الخاصة بالخريجين في نظام إدارة معلومات الطالب.
18. المتابعة مع دائرة التسجيل والإرشاد الأكاديمي فيما يخص الخريجين.
19. التواصل والتعاون مع الجهات المعنية فيما يخص حفل التخرج، وتزويدهم ببيات الخريجين.
20. الإشراف على إعداد كتيب الخريجين.
21. إصدار شهادات جوائز التفوق.
22. الإشراف والمتابعة لعملية استخراج سجلات الطلبة من الأرشيف.
23. تسلم صور المتقدمين، وتنظيم عملية إصدار البطاقة الجامعية وتسليمها للطلبة.
24. الإشراف على ترتيب الملفات في الأرشيف الخاص بسجلات الطلبة.
25. الرد على طلبات الشركات الخاصة بالتحقق من صحة الشهادات الصادرة من الجامعة.

هي من الدوائر الرئيسية في الجامعة، نظراً لصلتها المباشرة مع الطلبة، وجهات ابتعاثهم، مع تقديم الخدمات الضرورية، منذ لحظة قبول الطلبة وتسجيلهم، حتى تخرجهم من الجامعة، كما تضطلع دائرة التسجيل والإرشاد الأكاديمي بتطبيق الأنظمة واللوائح وسياسات الجامعة، لدعم العملية التعليمية، وتقديم الدعم الإداري واللوجستي للطلبة وأعضاء هيئة التدريس والخريجين والجهات ذات العلاقة داخل الجامعة وخارجها. وفيما يلي أهم مهام الدائرة.

1. تنظيم عملية جدولة المقررات الدراسية، في ضوء الخطط الدراسية المعتمدة، بما يتضمنها من أعمال التنسيق، والتنفيذ، والإشراف، والمتابعة مع الأقسام الأكاديمية،وتوزيع وتخصيص قاعات المحاضرات والمختبرات ونحوها.
2. المشاركة في ضبط العبء التدريسي لأعضاء هيئة التدريس في نظام إدارة معلومات الطالب.
3. تنظيم وإعداد جداول الامتحانات النصفية والنهائية لكل فصل دراسي.
4. تنظيم عملية تسجيل المقررات الدراسية للطلبة المستجدين والمقيدين والزائرين وفق الخطط الدراسية والأنظمة واللوائح المتعلقة بذلك.
5. تنظيم عملية تسجيل المقررات الدراسية للطلبة المحولين بين البرامج الدراسية من داخل الجامعة أو من خارجها، ومعادلة المقررات الدراسية وضبطها بالتنسيق مع الأقسام الأكاديمية.
6. تنظيم مواعيد فترتي التسجيل المبكر للمقررات الدراسية، والحذف والإضافة، وفق التقويم الأكاديمي، بالتعاون والتنسيق مع الجهات المعنية في الجامعة وخارجها.
7. تنظيم عملية حل الإشكالات التي تعترض الطلبة أثناء عملية تسجيل المقررات الدراسية.
8. تقديم أفضل الخدمات، وتسهيل الإجراءات، وحل المشكلات للطلبة أو الجمهور، عبر مركز الاتصال لخدمة الطالب، أو من خلال الحضور الشخصي.
9. مراجعة الخطط الدراسية قبل اعتمادها، بالتحقق من مواءمتها للتطبيق، وتنفيذ تعريفها بلوائحها (العبارة غير واضحة وغير مفهومة) في نظام إدارة معلومات الطالب – بعد اعتمادها – وتطبيقها في عمليات الجدولة، وتسجيل المقررات الدراسية، والتخريج.
10. تنظيم عمليات التدقيق والاعتماد للطلبةالخريجين والمتوقع تخرجهم، وإدارتها إلكترونياً، بالتعاون مع الأقسام الأكاديمية من واقع سجلات الطلبة، وخططهم الدراسية.
11. دراسة وإنشاء شاشاتوتقارير بالتنسيق مع مركز تقنية المعلومات، من شأنها تطوير وتحسين أداء الموظفين لمهامهم،وتسهيل وتجويد الخدمات المقدمة للطالب.
12. إنشاء شاشات وتقارير بالتنسيق مع مركز تقنية المعلومات تلبي متطلبات الهيئتين الأكاديمية والإدارية.
13. إعداد الإحصائيات والتقارير والمعلومات الخاصة بالمقررات الدراسية، والشعب الدراسية، والعبء التدريسي.
14. إعداد والتقارير والمعلومات المتعلقة بالطلبة المقيدين، والمسجلين، والخريجين، والمفصولين.
15. تدقيق سجلات الطلبة الأكاديمية، بما يتم تحديثه فيها من أوضاع أكاديمية وحالات قيد، بناءً على معدلاتهم التراكمية نهاية كل فصل دراسي، وفق الأنظمة واللوائح.
16. تنظيم عملية إصدار الإفادات وتدقيقهابأنواعها المختلفة للطلبة.
17. التحقق من صحة البيانات الأكاديمية في الوثائق والسجلات الأكاديمية، وتوفيرها للجهات الرسمية المعنية بابتعاث الطلبة، بناءً على طلبهم.
18. تنظيم عملية تنفيذ اللوائح والأنظمة على جميع أنواع انسحابات الطلبة الرسمية وغير الرسمية، وإعادة قيدهم للدراسة.
19. توفير المعلومات الأكاديمية للإدارة العليا، والعمادات، والمراكز الأكاديمية في الجامعة، والجهات الأخرى ذات العلاقة.
20. إعداد التقويم الأكاديمي السنوي للجامعة بالتعاون مع الجهات ذات العلاقة.
21. الإشراف على تنظيم وتنفيذ الفعاليات المندرجة في التقويم الأكاديمي للدائرة.
22. المشاركة والتعاون مع الجهات المعنية في تنظيم إجراءات إقامة حفل التخرج، والعمليات الخاصة بذلك.
23. إعداد قوائم الطلبة الخريجين، تمهيداً لاعتمادها من قبل مجلس الجامعة.
24. تطوير الأداء الوظيفي لموظفي الإدارة، من خلال ترشيحهم للدورات التي تخدم أهداف الإدارة، وتعزز من قدراتهم ومهاراتهم عند تنفيذ مهامهم.
25. وضع خطة عمل فصلية وسنوية للإدارة، ومتابعة تنفيذها، وإعداد تقارير فصلية وسنوية بمدى الإنجاز، والتحديات، والتوصيات.
26. مواكبة التطوير، وتحديث الإجراءات والخدمات مع أي تكنولوجيا، من شأنها تسريع العمليات وتسهيلها،وتطوير أداء الإدارة.
27. التطوير المستمر لآليات العمل في الإدارة، بما يسهم في تحسين وتطوير خدماتها.
28. المشاركة المستمرة في تحديث الأنظمة واللوائح الخاصة بنظام الدراسة والامتحانات في الجامعة.
29. القيام بما تكلف به الإدارة من أعمال أخرى.